KÜTÜPHANE

COVID-19 Nedeniyle Sanal Ofise Geçişte Dikkat Edilmesi Gerekenler

page_title

Şirketlerde neredeyse her iş sürecinin yazılı kuralları bulunuyor. Bu kurallar, şirketlerin anayasası olarak kabul ediliyor. Pandemi ise kuralların yıkıldığı ve hızla başka kuralların oluşturulması gerektiği bir kriz olarak şirketlerin karşısına çıktı. Covid-19 salgını ile şirketlerin anayasalarına sanal ofis uygulamaları da çeşitli kurallar ile eklenmiş oldu.

Pandemi ile Değişenler

Krizlerde odaklanılan ilk nokta, kaynağı oluyor. Sağlık ile ilgili bu krizde ise salgına karşı tedbir alınması önem taşıyor. Ekonomiyi güçlendiren ve sürdüren şirketlerin bazılarında işin durması, zincirin kopması anlamına geliyor. Bunu bilen yöneticiler, zorunlu olarak yaptıkları ani manevralar sayesinde hem çalışanların hem şirketlerin hayatını kurtarabiliyor. Bu anlamda pandeminin en büyük getirisi, yeni bir çağa ya da yeni yaklaşımlara adım atmak, iş akışlarını esnek çalışma saatlerine uyarlamak oluyor. Sanal ofisler de bu esnekliğe ayak uydurmak için en önemli kaynakları oluşturuyor.

Pandemi dolayısı ile eve kapanmış olan insanların üretime devam etmeleri ve kendi bütçe dengelerini sürdürmeleri gerekiyor. Sanal ofis sayesinde çalışanlar, evden ya da başka bir lokasyondan da çalışarak işlerini yürütebiliyor ve şirket organizasyonunu canlı tutabiliyor. Pandemide sanal ofis kullanımı çalışanlara lokasyon bağımsızlığı sağlıyor. Bu da pandeminin şirketlere kriz yönetimi açısından tecrübe kazandıracak ikinci getirisi. Bu bağımsızlık, bir avantaj olarak şirketi yerellikten de kurtarıp küresel hale getiriyor.

Yeni kuşakların mobilize çalışmaya eğilimleri de sanal ofise geçen şirketler için büyük bir avantaj. İşe başlamaya hazır yeni kuşak, bir ofiste belirli zamanlar dahilinde çalışmak yerine sanal ofisleri tercih ediyor. Yeni nesil girişimciler bir sanal ofis kiralayarak tüm işlerini bu şekilde yürütüyorlar. Bu dönem, enerjik ve yaratıcı gençlerin de kolaylıkla istihdam edilebileceği ve yeni fikirlerle şirketin atılımlar gerçekleştirebileceği bir dönem.

Evde Kal Uyarısı: Peki Nasıl?

Çalışanların sayıca evden katılım gösterme artışı, bölgede Covid19 vakalarının yoğunluğuna göre değişiyor. Vaka yoğunluklarını Sağlık Bakanlığı’nın ücretsiz HES (Hayat Eve Sığar) uygulamasından takip edebilirsiniz. Çalıştığınız bölgedeki hasta yoğunluğuna göre şirkete gelecek kişi sayısını azaltabilir ya da çalışanların tamamının evden çalışmalarını sağlayabilirsiniz. Çok yakın bir zamanda yapılan bir araştırmaya göre kuruluşların yaklaşık yarısı (%46) salgın nedeniyle sanal ofise yönelerek çalışmaya devam ediyor.

"Evde kal" uyarısı verildiği zaman öncelikle çalışanlardan ihtiyaç duyanlar için dizüstü bilgisayarların sağlanması gerekiyor. Personelin evden şirket sistemlerine erişebilmesi için ellerindeki bilgisayarların altyapılarının elverişli olması da bir diğer önemli nokta. Şirket yönetimleri, çalışanları güncel tutmak için bilgilendirici ya da bilgi yenileyici toplantılara da yöneliyor. E postalarına ulaşamayan ya da e postalarını kullanmayan personel için sanal ofis sekreterleri üzerinden bilgilendirme yapılabiliyor. Şirketin web sitesinde ya da şirketin intranetinde “yeni normal” üzerine bilgilendirici güncellemeler yapmak ve bu bilgileri çalışanlara özel hale getirmek de önem taşıyor. Kişiye özel anket gibi sanal saha çalışmaları ile personelin sağlığı ve evde kalma günlerindeki motivasyonu hakkında detaylı bilgiler de alınabiliyor. Böylelikle çalışanlar da kendilerini özel hissediyor. Sanal ofis üzerinden çeşitli motivasyon oyunları düzenlemek, yarışmacı ruhu tetikliyor. Toplantılardan önce ve sonra yapılan çalışan – yönetici birebir görüşmeleri de kişisel konularda rehber olabiliyor.

Uzaktan Çalışma Koşulları

Çalışanların motivasyonu yükseltilirken şirketin akışı için de yenilikler oluşturulması gerekiyor. Sanal ofisler, evden ya da rahat ortamlardan yapılan toplantılar olduğu için iş disiplini ofisteki gibi olmayabiliyor. Çalışanların işe odaklanmasını sağlamak için şirket kültürünün ve bakış açısının tekrar edilmesi gerekebiliyor.

Uzaktan çalışmada motivasyonu sağlamak için çeşitli ipuçları bulunuyor. Öte yandan esnek çalışmaya açık bir yönetici olmak da çok önemli.

MIT 2012 Quality of Life araştırmasından esinlenilerek yapılan bir çalışmada, belli bir zümre yerine herkese uzaktan çalışma imkânı verilince çalışanların

  • %90’ı bireysel ve aile hayatının iyileştiğini,
  • %85’i stres seviyesinde azalma olduğunu,
  • %80’i moral ve bağlılık seviyesinde artış olduğunu,
  • %93’ü ise ekip içi işbirliğinin önceki döneme göre daha iyi olduğunu söylüyor.

Bu çalışmanın en önemli verisi ise çalışanların %62’sinin kendisini daha güvenilir ve saygın hissetmiş olması.

Uzaktan çalışma disiplinini, şirketinizin kültürü baz alarak kurallarla belirleyebilmeniz mümkün. Öncelikle ekibin yerel saat tanımlaması önem taşıyor. Tüm çalışanların aynı anda bir arada olması için, özellikle uluslararası çalışan şirketlerin doğru bir zamanlama yapmış olması gerekiyor. Şirket içi anlık mesajlaşmalarda kullanılacak uygulamalar olduğu gibi organize olarak oluşturulması gereken toplantılar için görüntülü görüşme uygulamaları da bulunuyor.

Çalışma kültürüne, şeffaflığı da eklemek önem taşıyor. Çalışanların güncellemesi ile ilgili olarak işteki ilerlemenin ve gerilemenin paylaşıldığı bir kültür, personel tarafından teşvik edici olarak algılanıyor. Şirketteki hareketlerin çalışanlar ile paylaşılmasının yanı sıra çalışanların eleştirilerini ve yorumlarını iletebilecekleri toplantılar düzenlemek de personele kendisini saygın hissettirecek başka bir unsur. Çalışanların stratejilerinin, şirketinki ile örtüşmesi, şirketin genel durumunun ve ortak hedeflerin paylaşılması ile güçleniyor. Ofis içinde çalışan ekibe, uzaktan çalışırlarken de aynı imkanları sunmak ve bu imkanlardan faydalanmalarını sağlamak da önem taşıyor. Ofis yöneticisinin evde kalan çalışanlarıyla yapacağı yıl dönümü, önemli bir başarı ya da benzeri kutlamalar ortak bir platforma bağlanarak, aynı şekilde eğlenceli olabiliyor.

Hedeflere Odaklanmak Önemli

Bütün için parçaların aynı kalitede çalışması önemli. Çalışanların da bu düşünceyle üretmesi gerekiyor. Bilimsel araştırmalar, özellikle sanal ofislerde hiyerarşinin olmaması gerektiği üzerinde duruyor. Bunun en önemli nedeninin çalışanın, iletişime geçerken, kendi mahremiyet alanına yöneticisini ve diğer çalışma arkadaşlarını davet etme zorunluluğu olarak yorumlanıyor. Bu zorunluluğa hiyerarşik baskı da katıldığı zaman demotivasyona yol açabiliyor. Verimli bir sanal ofis ve sanal bağlantılar üzerinden çalışmanın ilk kuralı, karşılıklı olarak güven ilişkisine dayanıyor. Çalışanların izole olma içgüdüsü, uzaktan çalışmalarda daha fazla ortaya çıkıyor. İçinde bulunduğumuz dönemde, çalışanların işten uzaklaşma güdüsünün özellikle hiyerarşik yaklaşımlar nedeni ile olduğu uzmanlar tarafından açıklanıyor.

Çalışanın hedeflere odaklanması için öncelikle toplantı ya da iletişim türlerinin tamamına büyük bir istekle katılması gerekiyor. Bu istek hem iletişim hem de üretim isteği olarak ikiye ayrılıyor. Yönetici, uzaktan toplantıya katılan tüm ekip üyelerine, liderlik yeteneği sayesinde yönlendirme yapıyor. Liderlik yerine yöneticilik yapmak, çalışanın motivasyonunu kırarken izolasyon güdüsünü de artırıyor.

Toplantı sayısının çok fazla artırılmaması ve kısa tutularak sonuca yönelik toplantılar yapılması önem taşıyor. Evden yapılan toplantılar, genellikle herkesin keyifli bir ortamda olmasından dolayı uzatıldığında gün içinde çalışmaya vakit kalmayabiliyor. Toplantı yöneticisinin, toplantıdan önce tüm katılımcılara toplantının konusu, katılımcılar ve süreleri ile ilgili bilgilendirmeler göndermesi gerekiyor. Ayrıca günlük, aylık hedeflerin belirlenmesi, personelin motive edilmesi ve tüm hedeflerin takibinin yapılması çalışmayı sürdürülebilir kılıyor. Bu takipler için iş akış takip uygulamalarının da kullanılması mümkün. İşe yeni alınacak personele kurum kültürünü anlatmak, görev tanımlamasını yazılı ve sözlü olarak yapmak önem taşıyor. Kişi işe alındıktan sonra görüntülü toplantı aracılığı ile ekibin tamamı ile tanıştırılması ve görev tanımlamasının yapılması da gerekiyor. Çalışmaya başlamasından sonra da zaman zaman yapılacak ikili görüşmelerle görev tanımının dışında başka işlerle de görevlendirilip görevlendirilmediğini öğrenmek gerekiyor.

Hemen bir ortak ofis kiralamak için  tıklayın!