Değişen teknoloji dünyası, insanların yaşam tarzlarını belirlerken sadece günlük hayatı değil, aynı zamanda tüm iletişim ve ticaret sistemini değiştiriyor. Bu köklü değişiklikler şirketlerin de kendilerini değiştirip geliştirmelerini zorunlu kılıyor. Geleneksel yönetim anlayışı ile faaliyetlerini sürdüren birçok şirketin eski gücünü kaybetmesinin nedeni de değişime ayak uyduramamaları. Günümüzde iletişim becerilerinin fazlasıyla önemli olduğu yeni dünya düzeni, değişimi tetikleyen daha hızlı ve pratik çözümler doğurdu. Ortak ofis, bunlardan sadece biri.
Esnek çalışma saatleri, yarı zamanlı çalışma olanakları, evden ve uzaktan çalışma gibi yeni formatların ortaya çıkması, şirketlerin de fiziki merkezlerini saptamalarında en belirleyici etkenlerin başında geliyor. Çok sayıda çalışanı memnun etmek için fiziki koşulların iyileştirilmesi başarıyı tetikliyor. İhtiyaç merkezli yaklaşımın oluşturulması, satış kanallarının optimizasyonu, çalışan verimliliğinin artırılması ve insan kaynaklarının daha etkili kullanılabilmesini sağlayan paylaşımlı ofisler, yani hazır ve ortak ofisler 21. yüzyılın nabzını tutan yeni teknolojiler olarak öne çıkıyor. İş kalitenizi artırmak için deneyebileceğiniz yeni bir ofis türü olarak kullanılmaya başlayan ortak ofis, geleneksel ofislere göre daha avantajlı hizmetler veriyor. Peki ortak ofis nedir ve ortak ofis ile faydalanacağınız avantajlar nelerdir?
Ortak Ofis Nedir?
Ortak ofis, yeni nesil paylaşımlı ofis türüdür. Ortak ofis kullanımı ile standart bir ofiste yararlanabileceğiniz hemen her avantajdan faydalanabilirsiniz. Ancak ortak ofisin uygulama açısından sunduğu özel ekstralar var. Ortak ofis, ortak kullanım alanı içerisinde size ayrılan masada ya da bilgisayarlı bölmelerde diğer ofis partnerlerinizden izole bir mesai yaşamadan, kolektif bir sinerji ile işlerinizi yürütebileceğiniz dinamik bir kategori. Ortak ofis ile eğlenceli iş arkadaşlarına kavuşabilir, bilgi paylaşımı, kolektif satış olanakları, ortak müşteri portföyü, ortak lojistik kanalları, ortak misyon ve vizyon gibi iş arkadaşlarınızla paylaşacağınız özel veriler sayesinde büyük ağa bağlı kalma şansına ulaşabilirsiniz.
Büyük ağlar, size daha hızlı ve kolay bir ulaşılabilirlik sağlar ve ölçümlenebilir bilgiler sunar. Bu sayede hem şirketiniz sektöre daha hızlı uyum gösterir hem de rakiplerinizden haberdar olmanız kolaylaşır. İş disiplini ve profesyonellik çerçevesi içerisinde seçilen bir ortak ofis opsiyonu, profesyonel veya amatör her sektörden marka elçisine güç katar.
Ortak Ofis ile Faydalanacağınız Avantajlar Nelerdir?
Ortak ofisin en önemli özelliklerinden biri, size satışlarda önemli başarılar elde etmenize yarayan çok sayıda fayda sağlaması. İş dünyasında birçok şirket, hazır ofislerden faydalanmanın yollarını arıyor ve bu bağlamda her gün yeni başvurular yapıyor. Paylaşımlı ofis üyeliği ile erişebileceğiniz ayrıcalıkların en önemlisinin gerçek potansiyelinizi keşfetmeniz için en elverişli ortamı sağlaması olduğu söylenebilir. İş dünyasında yenilenme, öncelikle ofisin merkezinin değiştirilmesiyle sağlanıyor. Ortak ofis sayesinde daha düzenli ve güvenli bir mesai alanına rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Bugün birçok ortak ofis, son teknoloji güvenlik sistemleriyle donatılıyor ve kartlı geçiş sistemi uyguluyor.
Üst seviye farkındalık: Ortak ofis güncel olaylardan ve gelişmelerden, teknoloji ve ticaret ile ilgili yapılan paylaşımlardan daha hızlı haberdar olmanıza destek sağlıyor. Ofis içindeki sürekli bilgi sirkülasyonu markanıza üst seviye bir farkındalık katarken, bilgi alışverişinin daha hızlı yapılması için elverişli koşullar yaratıyor. Farkındalığın gelişmesi yaratıcılığın artmasına, pazarlama çalışmalarının yoğunlaştırılmasına zemin hazırlıyor. Bu nedenle problemlere karşı daha etkili stratejiler geliştirmek için ofis ortamınızı değiştirmeniz son derece önemli.
Konsantrasyon ve odaklanma: Ortak ofis, konsantrasyon ve odaklanma sorunlarınızı aşmanıza yarıyor. Ortak ofis kuralları, iş disiplininizi arttırırken, kolektif çalışma ortamı iş yerinde olma bilincini geliştiriyor. Ofis ortamı performansınız için daha elverişli koşullar yaratmanın en etkili yollarından biri. Paylaşılan atmosferde etkin ve iş odaklı çalışma periyotları aktif hale geliyor.
Fiziki rahatlık: Ortak ofis, fiziki açıdan da son derece rahatlık sağlıyor. Gereksiz ayrıntılardan, eşyalardan, görüntü kirliliğinden sıyrılarak sürekli temiz ve konforlu hissetmenize olanak tanıyor. İş verimliliğinizi yükseltiyor ve kendinize olan güveninizi pekiştiriyor. Çalışma şartlarını, çalışma alanlarını, yöneticiler ve çalışanlar arasındaki etkileşim süreçlerini iyileştirmede en etkili yolun fiziki konfordan faydalanmak olduğu rahatlıkla söylenebilir.
Kargo ve mektuplara kolay erişim: Ortak ofis, bir hazır ofisin sunduğu bütün olanaklardan aynı şekilde faydalanmanıza imkân tanıyor. Adınıza veya şirketinize postalanan tüm kargolar ve mektuplar, sekreterya tarafından teslim alındıktan sonra şahsınıza teslim ediliyor. Bu sayede zorlu iletişim süreçlerinin aşılmasının önü açılıyor.
Rakiplerden haberdar olma: Ortak ofis, farklı sektörlerden çalışma arkadaşları ile bir arada çalışma olanağı yaratıyor. Bu sayede şirketinizin ve markanızın ticari refleksleri esneklik kazanıyor. Gelişmelere ve yeni gündemlere göre daha hızlı aksiyon alıp strateji geliştirmek kolay bir hale geliyor.
Maliyetlerin minimize edilmesi: Ortak ofisin en önemli avantajlarından birisi de maliyetlerin tamamen minimize edilerek şirketin öz kaynaklarının korunması olarak öne çıkıyor. Yemek, ısınma, iletişim, vergi gibi fazla maliyetlerin ortadan kalkması kontrol mekanizmasını sağlamlaştırıyor. Kriz dönemlerini minimum kayıplarla atlatmak, bütçe dostu yapı ile entegre şekilde gerçekleşiyor.
Sinerjiden faydalanma: Ortak ofis her koşulda size yeniden yapılanma olanağı veriyor ve zaman kazanmanızı sağlıyor. Ortak ofisin doğal sinerjisi ile yalnızlık duygusu daha kolay aşılabiliyor. Satışların iyi gitmediği aylarda dahi ofis arkadaşlarının verdiği destek, sürdürülebilir performansınızı daha ileri bir çıtaya yükseltiyor. Ortak ofis sinerjisi, eğlenceli iş arkadaşları, bilgi paylaşımı, kolektif satış olanakları, ortak müşteri portföyü, ortak lojistik kanalları, ortak misyon ve vizyon gibi iş özellikleri ile performansınızı ikiye katlıyor.
İyi Bir Ortak Ofiste Olması Gerekenler Nelerdir?
İyi bir ortak ofis denince akla; ofisin merkezi bir konumda olup olmadığı, iç hacminin büyük olup olmadığı gibi sorular gelebilir. İyi bir ortak ofis, bu temel ihtiyaçları karşılamak zorundadır. Her sektörün kendi dinamikleri olduğu gibi bir tarzının da olduğu herkes tarafından bilinir. Bu yüzden dekorasyonun çok önemli bir kıstas olduğunu söyleyebiliriz.
En önemli nüanslardan bir diğeri ise müşterilerin seçimidir. Ortak ofislerin üyelerini seçim kriterleri kendi belirledikleri politikalar doğrusunda farklılık gösterir. Size değer katacak insanlarla aynı atmosferi paylaşmanız çok önemlidir. Aynı ortamı paylaşacağınız kişiler hakkında en azından bilgi sahibi olup seçiminizi buna göre yapmak, üyelikten erken ayrılma gibi sorunları ortadan kaldırır.
Benzer şekilde hangi sektörlere yönelik bir ortak ofiste çalıştığınız iş hayatınızı doğrudan etkiler. Spor, finans, moda, giyim, sigorta, emlak ve benzeri sektörler bir ortak ofiste faaliyet gösterebilir. Profesyonellik önceden araştırma yapmayı ön koşul haline getirir ve iş dünyası için bu koşul vazgeçilmez bir nosyon olarak öne çıkar. Bu sayede kendi ilgi alanlarınıza daha yakın bir iş ortamına ulaşmanız son derece olası bir hal alır.
Son olarak, elbette ki temizlik ve yemek faktörü devreye girer. Kolayca ulaşabileceğiniz yeme-içme alanları var mı? Sigara içilecek bir alan sunuluyor mu? Bu gibi sorular, tercihinizi yapmadan önce kendinize sormanız gerekenler arasında yer almalı!