KÜTÜPHANE

Sanal Ofis Yasal Mıdır?

page_title

Girişimciliğin artan önemiyle birlikte hem dünyada hem de ülkemizde yeni ofis trendleri benimsenmeye başlandı. Genç girişimcilerin veya kendi işini kurarak yeteneklerini iş dünyasına tanıtma iddiasında olanların aslında ilk yapması gereken, kendilerine uygun bir yasal adres oluşturmaktır. Yasal düzenlemelere uygun olarak yürütülecek iş kurma prosedürleri, iş yerinin somut bir adresinin olmasını ve iletişim ağlarıyla ulaşılabilir hale getirilmesini gerektirir. Elbette bu durum, maliyet odaklı iş dünyasında farklı ofis alternatifleri yaratarak, yeni girişimcilerin ihtiyaçlarına pratik çözümler sunar. Sanal ofis ve ortak ofis yaklaşımları tam da bu noktada hem ekonomik hem yasal olan pratik çözümler sunmaları açısından giderek daha fazla talep görür.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis yeni iş kuran ve iş yerinde uzun saatler geçirmesine gerek olmayan işletme sahiplerinin sıkça başvurduğu bir uygulamadır. Şirketin yasal olarak bulunması zorunlu adres bilgisini sağlayan, aynı zamanda bir ofisin ihtiyaç duyacağı tüm hizmetleri karşılayan bir uygulama biçimidir.

Postalarınızın geri dönmeden güvenle ulaşacağı bir adresi sağlayan sanal ofisiniz, vergi memurlarının kapınızı çaldığında rahatlıkla karşılanacakları bir tasarım ilkesine de sahip. Üstelik müşterilerinizle sözleştiğinizde, uygun koşullarda toplantı organizasyonuna ev sahipliği yapabilecek bir donanıma da sahip olursunuz. Kısacası, bir ofisin temel varlık nedenlerini karşılayan yeni tip hazır ofis olanağıdır.

Sanal ofis kavramı, ilk bakışta gerçekliği konusunda bir soru işareti yaratıyor olsa da tamamen yasal zemine dayanır. Türk Ticaret Kanunu’na göre, türü ne olursa olsun, bir şirket kurabilmeniz için bir tebligat adresinizin olması zorunludur. Bu durum, hem şirketinizin meşruiyetini belirler hem de ulaşılabilecek bir adres, telefon ve faks numarası gibi temel iletişim bilgilerinin gerçek olduğunu gösteren bir kanıt olarak nitelendirilir.

Eğer şirket kuracak bir girişimciyseniz, kuruluş prosedürlerine ek olarak bir sanal ofis firmasıyla görüşerek kira sözleşmesi imzalayabilirsiniz. Bu noktadan sonra yasal adres olarak şirketiniz için sanal ofis adresinizi gösterebilirsiniz. Tescil işlemleri sırasında bu adresinize gelecek olan vergi memurları da şirketinize ait fiziki ortamı görme imkanına ulaşabilecek. Ayrıca alacağınız sanal ofis paketine bağlı olarak sekreterya hizmetini hemen kullanabilirsiniz. Siz ofiste olmasanız bile vergi memurunu veya postacıyı karşılayarak yönlendirebilecek, postalarınızı teslim alacak bir çalışanınız varmış gibi posta yönetimi hizmetinden faydalanabilirsiniz. İstanbul ve Ankara gibi büyükşehirlerde hazır ofis ve sanal ofis kullanımı yaygınlaşmaya başladığından, tebligat adresinizi sanal ofisinizden yönetme olanağı resmi kurumlar için de yasal olarak bir engel teşkil etmeyecek.

Ortak Ofis Nedir?

Ortak ofis veya paylaşımlı ofis kavramı, genellikle bireysel çalışan veya sık sık iş seyahatinde bulunması nedeniyle fiziki ortama daha az ihtiyaç duyan meslek gruplarına yönelik bir uygulama olarak ortaya çıktı. Kurulu bir düzenden çok dizüstü bilgisayarı ve internetiyle dünyaya ulaşan iş insanları için fiziki ortamı da sağlayan bir ofis biçimidir. Co-working anlayışıyla bütünleşen bu çalışma biçimi, aynı kuruma ait olmayan ancak masa, koltuk ve çalışma bölmesi gibi sınırlı bir fiziki ortama ihtiyaç duyulan durumlarda kendini gösterir. Ayrıca sınırsız internet, telefon, çay-kahve olanaklarını da sunarak, bağımsız bir ofis konforunu aratmaz.

Peki hangi meslek grupları için ortak ofis caziptir? Öncelikle bireysel çalışan kişiler vurgusunu bir kez daha yapalım. Bireysel çalışanlar arasına yeni girişimciler, limited veya şahıs şirketi kuran ve sürekli müşteri ziyaretleri yapan iş insanlarını dahil edebiliriz. Eğitim, emlak ya da proje danışmanlığı yapan kişiler de hazır ofis imkanlarını değerlendirebilir. Ayrıca freelancer yani serbest çalışan çevirmen, web tasarımcısı, grafiker gibi meslek grupları hazır ofis sayesinde hem profesyonel bir adrese sahip olup hem de sessiz ve huzurlu bir ortamda çalışmalarını yürütme imkanı bulur.

Avukatlar ve serbest mali müşavirler de co-working çalışma prensibini benimseyebilir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, meslek grubunun bağlı olduğu yasal düzenlemelerde ortak ofis kullanımına engel bir sınırlamanın bulunup bulunmadığıdır. Örneğin müşteri veya müvekkil görüşmelerinin gizliliği ve bilgi mahremiyeti gibi konulardan dolayı bazı iş kollarındaki meslek odalarının çalışma ortamını belirleyici çerçeveler çizmiş olabilecekleri hatırlanmalıdır. Elbette bu tür çerçevelere uygun talepler, sanal ofis kira sözleşmelerine dahil edilerek taraflar arasında görüşülebilir ve karara bağlanabilir. Dolayısıyla hazır ofis kullanımı, ihtiyaca uygun çözümler geliştirilebilen, esnek ve pratik bir uygulama biçimi olarak da öne çıkar.

Ortak Ofis Avantajları Nelerdir?

Seçiminiz ister sanal ofisten ister ortak ofisten yana olsun, çağımızın hızla değişen çalışma deneyimleri, teknoloji kullanımı ve özgürlük açısından bağımsız ofislerden pek de farklı olmadığını belirtmemiz gerekir. Öncelikle tıpkı bir fiziksel ofis gibi, işletmenizin türü ne olursa olsun, sabit ve yasal adres zorunluluğunu sanal ofis ile yerine getirebilirsiniz. Düzenli müşteri ziyaretleri, yurt içi ve yurt dışı seyahat gibi hareketliliği yüksek bir iş temposuna sahipseniz, ofiste olmadığınız saatlerde sizin yerinize telefonlara yanıt veren veya cep telefonunuza yönlendirme yapabilen bir sekreterya ayrıcalığına sahip olacaksınız. Üstelik ofis çalışanı olarak işe alım ve maaş ödemesi gibi finansal yükümlülüklere dahil olmadan bunları kullanma özgürlüğüne ulaşabileceksiniz. İş yeri telefonu ve faks numarası gibi diğer yasal iletişim sorumluluklarını da sanal ofis telefonunuz yardımıyla sağlayabilirsiniz.

Bireysel çalışanlar ve danışmanlık hizmeti veren kullanıcılar için sanal ofis uygulaması, gerektiğinde müşterileriniz ve konuklarınız için uygun koşullarda toplantı organizasyonu yapmanıza da imkan sunabilir. Posta ve kargo yönetimi açısından da sanal ofis güvenli erişim imkanı yaratır.

Eğer co-working prensibiyle çalışıyorsanız, ortak ofis içerisinde size ait bir kullanım köşeniz olacaktır. Böylece sakin ve huzurlu bir ortamda çalışmanızı sürdürebilirsiniz. Ayrıca ofis kullanımında ücretsiz çay ve kahve olanaklarından faydalanmanız da mümkün olacak. Kısacası ofis konforunu yaşamanızı sağlayan her detay, hazır ofis uygulamalarında sizin için zaten düşünülmüş durumda.

Sanal Ofis Maliyetleri Nasıl Düşürür?

Sanal ofis ve hazır ofis tercihlerinin popüler olmaya başlamasının ardındaki en önemli nedenlerin başında, maliyet verimliliği gelir. Dilerseniz, maliyet verimliliğini bağımsız ofis ile karşılaştırarak değerlendirelim. Eğer şirketiniz için küçük de olsa bağımsız bir ofis kiralamış olsaydınız, ofisin bulunduğu semte ve binaya uygun olarak bir kira sözleşmesi yapmanız ve her ay düzenli ödemeniz gerekecekti. Ancak gelirinizin düşlediğiniz şık bir ofisi kiralamaya yeterli olup olmayacağı konusu ilk başta öngörebileceğiniz bir konu olmadığından, konforlu bir ortam yaratma fikrinizi ertelemek durumunda kalabilirdiniz. Sanal ofis uygulaması ile zaten bu imkanlara sahip olan bir ortamı seçmeniz hemen mümkün olacaktır. Ayrıca sanal ofis firması avantaj paketi ile yasal mevzuata uygun bir kira sözleşmesi yapabilirsiniz. Üstelik %18 KDV oranı dahil edilen, faturalı ve stopajsız bir kiralama yöntemini seçmiş olursunuz. Bağımsız bir ofis kiralamanız durumunda ise her ay stopaj bedelini hesaplamak ve ayrıca ödemek zorunluluğunuz bulunmuyor.

Bağımsız ofisinizde sınırlı zaman geçireceğinizi varsaysanız bile ısıtma, elektrik ve su giderleri sizin tarafınızdan ödenmesi gereken maliyetler arasına dahil olacaktır. Ancak sanal ofis için bu giderleri ayrıca düşünmeniz gerekmez. Bunlara ek olarak sizin yokluğunuzda, ofisinizde telefonlara yanıt veren, temizlik hizmeti sunan, postalarınızı teslim alan bir personele de ihtiyaç duyacaksınız. Sanal ofis kiralama sözleşmeniz zaten tüm bu giderlerden bağımsız olduğu için ayrıca bunları planlamak ve hesaplamak durumunda kalmayacaksınız. Toplantı salonu tasarımı, ofis malzemesi satın alınması gibi başlangıçta büyük maliyetlere yol açan ofis dekorasyonu da ortak ofis kullanımında söz konusu olmayan maliyetlerdendir. Çünkü siz zaten mevcut imkanları bulunan bir ofisi kullanmak üzere kiralamaktasınız. Mesela Olmadık Ofisim Paketi gibi seçeneklerde bu tür ortak kullanımlar, çay-kahve ikramları ücretsiz olarak paketinize dahil edilmektedir.

Sonuç olarak, bağımsız bir ofis ile kıyaslandığında, sanal ofis paketleri en az %60 oranında maliyetinizi düşürmenize yardımcı olur ve yukarıda belirttiğimiz ücretsiz olanakları da sizin için beraberinde getirir.