Türkiye’de yeni kurulan tüm şirketler için yapılan açılış yoklaması, sanal ofisler aracılığıyla kendi şirketini kurmak isteyenlerin en çok merak ettiği konuların arasında yer alıyor. Sanal ofislerin sunduğu yasal iş adresi sayesinde maliyet ve zaman tasarrufundan avantaj sağlayarak şirket kurmak isteyenler, açılış sürecinde aldıkları yoklama fişi ile yeni kurulan şirketlerine 5 dakika kadar kısa süren bir işlemin ardından resmiyet kazandırıyor. O halde gelin açılış yoklamasının ne olduğunu ve karşınıza hangi prosedürlerin çıkacağını Olmadık Ofis'in blog yazısında birlikte inceleyelim!
Pandemi ile birlikte giderek yaygınlaşan uzaktan çalışma modeli, hemen her sektörden şirketleri ve kendi işini kurmak isteyenleri sanal ofiste buluşturuyor. Dijital teknolojinin gücü karşısında giderek işlevini yitiren ofislerin yerini almaya başlayan sanal ofisler, ticari faaliyetlerin yasal mevzuatlara uygun şekilde yürütülmesine olanak sağlıyor. Sanal ofisler aracılığıyla şahıs şirketi başta olmak üzere limited ve anonim şirket kurmak ya da adresini sanal ofislere taşımak İsteyenlerin sayısı giderek artıyor. Hangi ölçekte olursa olsun sanal ofislerin sunduğu resmi iş adresi üzerinden vergi kaydı açtırarak şirket kurmak oldukça kolay. Konunun özellikle Türkiye’de ilk kez şirket kuracak kişiler tarafından en çok merak edilen tarafı ise açılış yoklamasının nasıl yapıldığı… Gelin bu konuyu tüm yönleriyle ele alalım..
Şirket = Açılış Yoklaması
Her ne kadar birçok ülkede farklı dinamikler söz konusu olsa da konuya Türkiye özelinde baktığımızda ister sanal ister fiziksel ofis olsun yeni kurulan tüm şirketler için açılış yoklaması zorunlu bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Anlayacağınız bu durum size özel değil! Yani fiziksel bir ofis kiralayarak şahıs, limited ya da anonim şirket kuracak olsanız da açılış yoklamasına tabisiniz. Kurduğunuz şirketin bulunduğu lokasyonu, yani resmi adresini vergi dairesine bildirdiğinizde açılış yoklaması süreci de başlıyor. Uygulayış biçimi herkes için aynı olan açılış yoklaması, sanal ofisin resmi iş adresi hizmetinden yararlanarak işlerini sahada ya da ev, ortak çalışma alanı gibi farklı fiziksel ortamlarda sürdürenler için haliyle birtakım sorumlulukları da beraberinde getiriyor. Tüm bunları yazımızın ilerleyen kısımlarında ele alacağız.
Artık vergi mükellefisiniz!
Açılış yoklamasının yasal dayanaklarını ele alarak başlayalım. Yüklü ofis maliyetleri nedeniyle şirket kurmaya çekimser yaklaşan girişimcilere kendi şirketini kurma cesareti veren sanal ofisler, tıpkı fiziksel ofisler gibi yeni vergi mükellefleri yaratıyor. Vergi dairelerine ibraz edilen adresler şirketlerin yasal adresi haline dönüşürken, şirket sahipleri de vergi mükellefi kimliği kazanıyor. Vergi mükelleflerini resmi adreslerinde tespit etmek ve ilgili kayıtları araştırmak amacıyla yapılan açılış yoklamasıyla mükelleflerin gerçek bir işletme olup olmadığı doğrulanıyor. Vergi Usul Kanunu’nun 127. maddesinde kapsamı “Yoklamadan maksat, mükellefi ve mükellefiyetle ilgili maddi olayları, kayıtları ve konuları araştırmak ve tespit etmek” şeklinde açıkça tanımlanan açılış yoklaması, sadece yeni şirket kuruluşunda değil; şirket kapanmaları, adres değişiklikleri ya da şirketlerin faaliyetlerinde yaşanan değişiklikler söz konusu olduğunda da yapılan bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor. Yoklama işlemi, şirketin kayıtlı olduğu vergi dairesini temsil eden ilgili görevlilerce yapılıyor. 5 dakika kadar kısa süren bir işlemin ardından verilen yoklama fişi ile yeni kurulan şirketler tam olarak resmiyet kazanıyor.
Açılış yoklaması ne zaman yapılır?
Şirket sahipleri vergi mükellefi olarak kayıt altına alındıkları andan itibaren her an açılış yoklamasıyla karşı karşıya kalabiliyor. Buradan da çok net anlayacağınız gibi vergi daireleri açılış yoklaması için şirketlere herhangi bir tarih ve saat aralığı vermiyor. Bu işlem mesai saatleri içerisinde herhangi bir zaman diliminde yapılabiliyor. Şirketlerin kayıtlı olduğu vergi dairesinin iş yoğunluğuna göre yoklamanın zamanlaması da farklılık gösterebiliyor. Özellikle yeni şirket kuruluşlarının yoğun olduğu metropollerde yoklama süreçleri bazen günlere ya da haftalara yayılabiliyor. Aynı şehrin farklı ilçelerinde yer alan vergi dairelerinde bile zamanlama farklılıkları olabiliyor. Kimi vergi dairelerinde bu süreç haftalar sonrasını bulabilirken, kimisinde de resmi bildirimin yapıldığı günün hemen ertesinde yoklama işlemi tamamlanabiliyor.
Resmi adreste bulunma zorunluluğu
Bazı vergi daireleri inisiyatif kullanarak yoklamanın yapılacağını bir gün öncesinden SMS ile bildirse de genel olarak tarihin belirsizliği ve yoklama sırasında resmi adreste bulunma zorunluluğu sanal ofis kiralayarak faaliyetlerini sürdüren şirket sahiplerini tedirgin edebiliyor. Ancak korkulacak bir şey yok! Vergi Usul Kanunu’nun ilgili maddesi, mükelleflere vekalet verecekleri birinin yoklama sırasında adreste bulunması iznini veriyor. Bu sayede mükellefler, yoklama günü farklı sebeplerle iş adreslerinde bulunamasa dahi, vekalet verdikleri kişilerin kendilerini temsil yetkisi sayesinde yoklamaları sorunsuz bir şekilde tamamlanabiliyor. Böylece sanal ofisin sunduğu resmi iş adresinden faydalanarak işlerini evden, sahadan, farklı bir şehirden ya da ülkeden çalışarak sürdürebiliyor. Ayrıca bilindiği üzere şirket sahipleri, yoklama sürecinden önce aktif olarak faaliyetlerine de başlayabiliyor. Haliyle yeni bir şirket kurarak hızla işini büyütmeye odaklananlar için yoklama süreci kabus olmaktan çıkıyor.
Yoklamada adreste bulunmazsam ne olur?
Şirket sahibi vergi mükellefinin ya da vekalet verilen kişinin yoklama sırasında resmi adreste bulunmaması halinde görevliler, mükellefin yerinde bulunamadığı yönünde bir yoklama tutanağı tutuyor ve süreç yeniden başlıyor. Bu durumda mükellefin yeniden başvuruda bulunması gerekiyor. Mükellef, 2. yoklamada da adresinde bulunamazsa, görevliler re’sen kapanış işlemi gerçekleştirebiliyor ya da üçüncü bir yoklama yapılabilmesi için bir öncekinde olduğu gibi mükellefin yerinde olmadığına dair tutanak tutabiliyor. Bu iki seçeneğe mükellefin adresinde bulunmama nedeninin gerçekçi olup olmaması yön veriyor. Re’sen yapılan kapanış işlemleriyle şirket kurma süreci yeniden başlıyor. Bu kısım biraz da vergi görevlilerinin insafına kalmış gibi görünüyor.
Şirket sahibi resmi adresinde mi?
5 dakika kadar süren kısa bir işlem olan açılış yoklaması sırasında vergi görevlilerince mükelleflere aslında zaten kağıt üzerinde cevabı olan sorular yöneltiliyor. Bu da yoklamanın şirket sahibinin resmi adresinde olup olmadığının tespit edilmesi için yapılan bir işlem olduğunu kanıtlıyor. Vergi kimlik numarasından, şirket türü ve faaliyet alanlarına, işe başlama terk ya da değişiklik tarihinden kira tutarına uzanan birkaç sorunun yanıtlanmasıyla süreç tamamlanıyor.
E-yoklama süreci
Açılış yoklamasının her türlü şirketin kuruluşu, kapanışı ve faaliyet değişiminde yapılan bir işlem olarak usulsüzlüklerin önüne geçilmesi açısından kazanımları hayli büyük. Ancak bu işlemin dijital teknolojilerin yarattığı yeni dünya düzeninde hâlâ geleneksel yöntemlerle yapılması, sanal ofis kullanıcılarını çıkmaza itiyor. 2015’te Vergi Usul Kanunu’na eklenen “Elektronik Yoklama” başlıklı madde ile açılış yoklamalarının dijital ortamda yapılmasına karar verilse de bu konuda bir altyapının olmayışı sisteme işlerlik kazandıramadı. Geliştirilen Elektronik Yoklama Sistemi için gerekli yasal zemin sağlanamadığı için yoklama hâlâ geleneksel yöntemlerle sürdürülüyor. Hatta bir dönem tablet kullanımı ile yoklamanın dijitale taşınmasına dair önemli bir mesafe alınsa da bu yöntem de kısa süre sonra terk edildi. Geleneksel yöntemlerde kullanılan yoklama fişlerinin yerini alan tabletlere atılan dijital imzalar karşılık bulmadı. Yayınlanan bir genelge ile yeniden yoklama fişi uygulamasına geri dönüldü. Önümüzdeki dönemde ise bu alanda önemli adımların atılması bekleniyor.
Olmadık Ofis ile ayda 550 TL’den başlayan fiyatlarla ofisiniz hazır!
Siz de kendi şirketini kurmak ve yatırımlarını ofis kiraları olarak değil hayallerindeki işe ulaşmak için değerlendirmek isteyenlerdenseniz, ayda sadece 550 TL’den başlayan fiyatlarla sanal ofis kiralayabileceğiniz Olmadık Ofis tam size göre! Olmadık Ofis’i şirketinizin resmi adresi olarak kayıtlara geçirerek resmi bir kimlik kazanabilir ve işinizi geleceğe taşıyabilirsiniz. Sanal ofis ve paylaşımlı ofis modellerinin en işlevsel özelliklerini bir araya getirerek sektöre alışılmışın dışında bir sanal ofis deneyimi kazandıran Olmadık Ofis, sunduğu sanal ofis kiralama hizmetiyle kendi şirketini kuranların binlerce lirayı bulan ofis maliyetlerini tek tıkla ortadan kaldırıyor. Abonelik modeliyle hizmet veren Olmadık Ofis, rengarenk sokaklarıyla İstanbul'un ilham kaynağı semtlerinden Balat’taki ve şehrin en kozmopolit bölgelerinden Cadddebostan’daki binasını resmi adres gösterme olanağı sunuyor. Yalnız resmi adres sunmakla da kalmıyor, Olmadık Ofis kullanıcılarının posta ve çağrılarını da yönlendiriyor. Üyeler, Olmadık Ofis’in sosyal mesafe kuralları gözetilerek tasarlanmış fiziksel alanlarını sınırsız ve ücretsiz kullanılabilirken, sadece yenilen-içilen ücretlendiriliyor. Ayrıca ortak çalışma alanlarında Türkiye’nin ilk füzyon içecek mutfağı olan Olmadık Kahveler’in eşsiz lezzetleri de deneyimlenebiliyor.
Hangi alanda olursa olsun kendini işini kurma cesareti gösteren bir vergi mükellefi olarak, bütçenizi ofis kiralarına değil, sektördeki başarınızı artırmaya ayırmak istiyorsanız, Olmadık Ofis’inizi hemen kiralayın!
