KÜTÜPHANE

Şirketlerde resmi adres değişikliği nasıl yapılır?

Şirketlerde resmi adres değişikliği nasıl yapılır?

Şirketlerde resmi adres değişikliği; büyüme, yeni pazarlara yönelme, şehir değiştirme, yenilenme veya küçülme gibi pek çok farklı nedenle yapılabilir. Şirket adresini değiştirmek için ise belli başlı prosedürlerin uygulanması gerekir. Buradaki en önemli nokta, idari yaptırımlarla karşı karşıya kalmamak adına adres değişikliğine dair ibrazların, gerekli mercilere zamanında ve eksiksiz yapılmasıdır. 

Bu süreçler, şirketin türüne ve ibrazın yapıldığı kurumlara göre değişiklik gösterebilir. Peki, şirketlerde resmi adres değişikliği nasıl yapılır? Limited ve anonim şirketlerin resmi adresleri nasıl değiştirilir? Resmi adres değişikliği için Vergi Dairesi ve Ticaret Odası işlemleri nelerdir? Merak ettiğiniz tüm soruların yanıtlarını bu yazımızda bulabilirsiniz. 

Limited Şirketler

Limited bir şirketiniz var ve adres değişikliği yapmak istiyorsanız ilk adım olarak Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’nden başvuru yapmanız ve bir talep numarası almanız gerekir. Ardından bölge temsilciliğine giderek dilekçe vermelisiniz. Bu dilekçe mutlaka şirket yetkilisi tarafından imzalanmış ve üzerine şirket kaşesi basılmış olmalıdır. Eğer söz konusu dilekçe vekaleten imzalanmış ise vekaletin aslının veya onaylı suretinin dilekçe dosyasına eklenmesi gerekir. Dosyada Ortaklar Kurulu kararının noter onaylı bir örneği de mutlaka yer almalıdır. 

Anonim Şirketler 

Anonim bir şirketiniz var ve adres değişikliği yapmak istiyorsanız tıpkı yukarıda anlatılan Limited Şirket adres değişikliği başvurusu sürecininin adımlarını izlemeniz ve Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’nden başvuru yaparak bir talep numarası almanız gerekir. Ardından bölge temsilciliğine giderek dilekçe vermeli, bu dilekçenin şirket yetkilisi tarafından imzalanmış ve üzerine şirket kaşesi basılmış olduğundan emin olmalısınız. Söz konusu dilekçe vekaleten imzalanmış ise yine vekaletin aslını veya onaylı suretini dilekçe dosyasına eklemeniz gerekir. Dosyada bu kez Genel Kurulu kararının noter onaylı bir örneğine yer vermelisiniz.

Şahıs Şirketleri

Eğer şirketiniz bir şahıs şirketi ise adres değişikliği için izlemeniz gereken adımlar eğer şahıs işletmesi ticaret sicile kayıtlı ise temelde Limited ve Anonim şirketlerde izlenmesi gereken adımlar ile benzerdir. Aynı şekilde Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’nden başvuru yaparak bir talep numarası almanız ve bölge temsilciliğine giderek dilekçe vermelisiniz. Diğer şirket türlerindeki adres değişikliği prosedürlerin farklı olarak vereceğiniz dilekçenin ve taahhütnamenin tacir tarafından imzalanmış olması gerekir. Ardından yeni adresinizin ibrazı ve vergi levhası fotokopisi ile dilekçe dosyanızı teslim ederek süreci başlatabilirsiniz. Ancak, şahıs şirketinin ticaret sicilde kaydı bulunmuyor ise adres değişlik işlemleri bağlı bulunulan vergi dairelerince gerçekleştirilir.

Şirket adresi değişikliğinde yapılması gereken SGK işlemleri

Şirketinizin resmi adresini değiştirirken SGK’da yapacağınız işlemler adresin nereye taşındığına bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Şirketinizin resmi adresini hali hazırda bulunduğunuz ilde farklı bir adrese veya başka bir şehre taşımak istiyorsanız, taşınma tarihinizi izleyen 10 gün içerisinde hem eski adresinizin hem de yeni taşındığınız adresin bulunduğu bölgedeki ilgili kurumlara, belediyelere, bağlı olduğunuz odalara ve SGK’ya adres değişikliğini bildirmeniz gerekir. Bu bildiriyi yazı ile yapmalı ve yeni bir iş yeri sicil numarası almalısınız. Akabinde şirketinizin yeni resmi adresinde çalışacak personeller için işten ayrılış ve işe giriş bildirgesi vermelisiniz. Aynı zamanda önceki iş yeri sicil kayıt dosyanızda yer alan tescile dair tüm belgeleri de yeni dosyanızda bulundurmalısınız.

Şirket adresi değişikliğinde yapılması gereken Vergi Dairesi İşlemleri

Şirketiniz ister Anonim ister Limited şirket olsun, vergi mükellefi olduğunuzdan şirket adresi değişikliğinde Vergi Usul Kanunu kapsamında Vergi Dairesi’nde de bir dizi işlem yapmanız gerekir. Bunlar ise şöyle sıralanabilir:

  • Şirketinizin adres değişikliğine dair bildirimini taşınmanızı izleyen 30 gün içerisinde yeni vergi adresinizin bağlı olduğu vergi dairesine yapmanız gerekir.  
  • Bildirim sonrasında adres değişikliği için adres kodu ile dilekçe yazmanız ve dilekçeyi kira kontranızla birlikte Vergi Dairesine götürmeniz gerekir.
  • Şirketinizin yeni adresine taşıdıktan sonra şirketin bağlı olduğu yeni Vergi Dairesi’nin yetkilileri yoklama için vergi mükellefini ziyaret ederler. 
  • Yoklama sonucunda şirketinizin faaliyete başladığı yeni adres onaylanarak kabul edilir. Bilgileriniz ise kayıtlı bulunduğunuz eski Vergi Dairesinden yeni adresinizin bağlı olduğu Vergi Dairesine aktarılır. 

Vergi Dairesinin yapacağı yoklama hakkında bilmeniz gerekenler

Vergi Dairesi, yoklama için yoklama memurunun şirketin yeni resmi adresine yapacağı ziyaretten bir gün önce şirket yöneticisini kısa mesaj (SMS) yoluya bilgilendirir. Bu bilgilendirme bir zorunluluk olmaktan öte, Vergi Dairelerinin ticari hayatı kolaylaştırmak adına aldıkları bir insiyatiftir. Esasen yoklamalar habersiz bir şekilde gerçekleştirilir. Burada önemli olan şirket yöneticisinin yoklama için belirtilen tarihte resmi adreste bulunmasıdır. Yoklama esnasında yöneticiye ait imza sirküleri ve kira kontratı gibi belgeler yoklama memuru tarafından talep edilebilir. Bu taleplerin şirket yöneticisi tarafından yerine getirilmesi önemlidir. Yoklamanın ardından resmi işlemlerin tamamlanması için şirket yöneticisinin yoklama tutanağına imza atması gerekir. Akabinde şirketin yeni resmi adresi adına yeni bir vergi levhası düzenlenmiş olur.

Şirket adresi değişikliğinde sanal ofis adres gösterilebilir mi? Adres değişikliği yaparken şirketin resmi adresini sanal ofise taşımak mümkün mü?

Sanal ofis, her ölçekteki şirkete resmi adres gösterme imkanı sunar. Bu durumda “Şirket adresi değişikliğinde sanal ofis adres gösterilebilir mi?” sorusunun yanıtı “evet”tir.  Sanal ofis kiralayarak başta maliyet avantajı olmak üzere pek çok kolaylıktan faydalanabilirsiniz. Peki, sanal ofisi resmi, yasal adresiniz olarak gösterebilmek için hangi adımları izlemeniz gerekir?

İstanbul’un Balat ve Caddebostan semtleri ile Ankara Çankaya'da yer alan Olmadık Ofis, sunduğu kolay kurulum imkanıyla yalnızca 3 dakikada Olmadık Ofis üyeliğinizi başlatarak sanal ofis sahibi olmanızı sağlar. Vergi Dairesi yoklaması dahil pek çok süreçte size rehberlik eden Olmadık Ofis’te üyelik süreci ise 5 adımda hızla tamamlanır. 

1) Sanal ofis kiralamak için atmanız gereken ilk adım, olmadikofis.com anasayfasında yer alan 'Hemen Kirala' butonuna tıklayarak giriş formuna ulaşmak ve temel iletişim bilgilerinizi girip talebinizi iletmektir.

2) Olmadık Ofis yetkilisi, talebinize istinaden en kısa süre içerisinde sizi bıraktığınız telefon numarasından arayarak bilgilerinizi teyit eder ve sorularınızı yanıtlar. Ardından sizinle Olmadık Ofis’e dair genel bilgilendirme mailini ve incelemeniz için şablon sözleşme metnini paylaşır.

3) Sözleşme metnine ve sürece dair sözlü veya yazılı teyidinizin ardından üyeliğiniz sistem üzerinde aktif edilir. Sizden kimlik fotokobisi, ikametgah belgesi gibi bazı evraklar talep edilir ve sisteme üye girişi yaparak ödeme bilgilerinizin tanımlanması istenir.

4) Bu esnada Olmadık Ofis yetkilisi bilgilerinizin doğruluğu teyit edip sanal ofis kira sözleşmesini hazırlar. Bir kopyası kontrolünüz için size iletilir ve e-posta yoluyla onay vermeniz istenir. 

5) Ödeme yönteminizin doğrulanmasını takiben elektronik imzalı orijinal sözleşme, PDF formatında tarafınıza iletilir. Olmadık Ofis, prensip olarak sözleşmelerin ıslak imzalı bir kopyasını mutlaka arşivler. Bu sebeple, üyeliğinizin resmi olarak başlamasının akabinde, size ulaştırılan sözleşmenin ıslak imzalı bir kopyasını, dilerseniz kargo / kurye yoluyla, dilerseniz bizzat gelerek elden teslim etmeniz istenir.

İster bir girişim, ister bir KOBİ, isterse de köklü bir şirket olun, Olmadık Ofis’i sanal ofis olarak kiralayabilir ve Tarihi Yarımada’nın kültür mozaiği Balat’ı şirketinizin resmi adresi olarak yasal kayıtlara geçirebilirsiniz. Yasal yönetmelikler gereği, her kuruluş sürecinde olduğu gibi, şirketinizin/şubenizin adres değişikliği için maliye denetmenleri tarafından uygulanan prosedürler vardır. Bunların başında ise Vergi Dairesi memurları tarafından yapılan yoklama gelir. Vergi Dairesi memurları şirketinizin yeni adresini teyit etmek ve adresinizde sizden imza almak isteyecektir. Bu adımda da Olmadık Ofis ekibi size destek verir, resmi yetkilileri ve sizi misafir eder, bu süreçte sizinle birlikte masada olur ve size kılavuzluk eder.