Fiziki bir alana ihtiyaç duymadan iş süreçlerini yönetebilenler, hızla dijital dönüşüme ayak uydurarak sanal ofisleri tercih ediyor. Başta e-ticaretle uğraşanlar olmak üzere düşük maliyet ve yüksek verim isteyenler hızla sanal ofislere yöneliyor ve iş süreçlerini kolaylaştırıyor.
Tüm dünyada ticaret hızla dijitalleşiyor, e-ticaretin önemi her geçen gün daha da artıyor. Türkiye’nin e-ticaret hacmi 2019'da yüzde 39 büyüyerek 83,1 milyar TL'ye ulaşmıştı. 2020 yılının ilk 6 ayında ise geçen yılın aynı dönemine kıyasla yüzde 64 artışla 91 milyar 700 milyon lira oldu. Rakamların bu kadar hızlı artmasında Kovid-19’un da etkisinin olduğu bir gerçek. Nitekim pandemi döneminde 1 milyon kişi ilk defa e-ticaret ile tanıştı. Pandemi nedeniyle uygulanan sokağa çıkma yasakları ve tedbirler, tüketicileri internetten alışverişe yönlendirdi, fiziki mağazaların ticari faaliyetleri ise durma noktasına geldi. Hal böyle olunca pek çok şirket çözümü e-ticarete yönelmekte buldu. Böylece dijital dönüşümün ve e-ticaretin bir seçimden ziyade gereklilik olduğu anlaşılırken e-ticaret yapmak isteyen girişimcilerin sayısında da artış görüldü.
E-ticarete başlamak için hangi işlemleri yapmak gerekiyor?
E-ticaret alanında faaliyet gösteren bir şirket kurabilmeniz için öncelikle şahıs şirketi, limited şirket veya anonim şirket arasında bir seçim yapmanız gerekir. Ardından kuruluş aşamasında vergi dairesine, şahıs işletmeleri için seçmeli olarak ticaret ya da meslek odasına, sermaye şirketleri için ticaret odasına başvuru yapmalısınız.
Eğer e-ticaret şirketinizde personel çalıştıracaksanız Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) da başvuru yapmalı, iş yeriniz için gerekli iş yeri açma ve çalışma ruhsatını da belediyeden almalısınız. Gerekli izinleri aldıktan sonra e-ticaret şirketinizin fatura kesme yetkisini de alarak ticari faaliyetlerinize başlayabilirsiniz.
E-ticarete atılmak için gereken adımlar kısa gibi görünse de tüm bunlar için yaklaşık 15 gününüzü ayırmanız gerekir. Üstelik bu şirket için bir resmi adres göstermek gerekmeyecek mi? Elbette gerekecek! Ancak bu sadece 3 dakikanızı alacak. Nasıl mı? İzninizle sizi bir paragraf aşağıya alalım.
E-ticaret firmalarına özel sanal ofis
E-ticaret şirketinizin kurulumunu gerçekleştirirken şirketiniz için tebligatlarınızı alabileceğiniz yasal bir şirket adresine ihtiyacınız vardır. Bunun için binlerce lira verip fiziki bir ofis kiralayabilirsiniz ancak bu size şirket kurulum sürecinde ekstra bir maliyet olmaktan öteye geçmeyecektir. Bir diğer seçenek olarak evinizi resmi adres olarak gösterebilirsiniz. Ancak evinizin tapusu size ait değilse ev sahibinizle yeni bir kontrat daha düzenlemeniz veya bir apartmanda oturuyorsanız apartmandaki tüm dairelerden onay almanız gerekir. Bir kişi bile karşı çıkarsa şirket adresinizi değiştirmek durumunda kalabilirsiniz. Tüm bunların yanı sıra, eviniz için stopaj vergisi de ödemeniz gerekir. Bu noktada e-ticaret yapacaklar için en uygun ve az maliyetli çözüm sanal ofis kiralamaktır. Olmadık Ofis’in sunduğu sanal ofis kiralama hizmeti ile aylık 550 TL’ye bir sanal ofis kiralayabilir, şirket kurulumu için gerekli resmi kira sözleşmesinden yararlanabilirsiniz.
E-ticarette depo ihtiyacını belirleyin
E-ticaret yaparken sanal ofisinizi kiralamadan önce işinizin gerekliliklerini ve ihtiyaçlarınızı doğru belirleyin. Sanal ofis kiralama seçeneği e-ticaret yaparken satacağınız ürüne göre avantajlı ya da dezavantajlı olabilir. Örneğin, e-ticaret sitenizde takı gibi küçük ürünler satıyorsanız ürünlerinizi kendi evinizde stoklayabilir ve depo kiralama ihtiyacı duymayabilirsiniz. Böylece depo kiralama masrafını da şirketinizin bütçesine aktarabilirsiniz. Masraflarınız azaldığı için satış stratejinizde değişikliğe gidebilir, ürünlerin fiyatlarını da ona göre düzenleyebilirsiniz. Diğer yandan, e-ticaret sitenizi ziyaret eden müşterilerinizin prestijli bir resmi adres ile karşılaşması da işinizin profesyonel imajına katkı sağlayacağından sanal ofis seçeneğini sizin için avantajlı hale getirecektir.
Ancak e-ticaret şirketinizde yüksek adetlerde stok tutmanız gerekiyorsa ve hacim olarak geniş alan kaplayan ürünlere sahipseniz, ürünleri koymak için bir depo kiralamanız, birden fazla kişiyle çalışmanız ve bütün çalışanlarınızla iletişim halinde olmanız gerekeceğinden sanal ofis çözümü sizin için uygun bir tercih olmayabilir.
Sanal ofis nasıl kiralanır?
E-ticaret yapmak istiyor ve bir resmi adrese ihtiyaç duyuyorsanız aşağıdaki 5 adımı izlemeniz yeterli.
1) Sanal ofis kiralamak için atmanız gereken ilk adım olmadikofis.com anasayfasında yer alan 'Hemen Kirala' butonuna tıklayarak giriş formuna ulaşmak ve temel iletişim bilgilerinizi girerek üyeliğinizi başlatmak.
2) Olmadık Ofis üyeliğinizi başlattıktan sonraki 1 saat içerisinde Olmadık Ofis yetkilisi sizi bıraktığınız telefon numarasından arayarak bilgilerinizi teyit eder.
3) Bilgilerinizin doğruluğu teyit edildiğinde sanal ofis kira sözleşmesini aktif hale getirmek için sözleşmenin bir kopyası, Olmadık Ofis yetkilisi tarafından kontrolünüz için düzenlenebilir formatta size iletilir ve e-posta yoluyla onay vermeniz istenir.
4) Onayınızın ardından sizden, Olmadık Ofis sistemine üye girişi yapmanız ve ödeme yöntemi bilgilerini girmeniz talep edilir.
5) Ödeme yönteminizin doğrulanmasını takiben elektronik imzalı orijinal sözleşme, PDF formatında tarafınıza iletilir. Olmadık Ofis, prensip olarak sözleşmelerin ıslak imzalı bir kopyasını mutlaka arşivler. Bu sebeple, üyeliğinizin resmi olarak başlamasının akabinde, size ulaştırılan sözleşmenin ıslak imzalı bir kopyasını, dilerseniz posta / kurye yoluyla, dilerseniz bizzat gelerek elden teslim etmeniz istenir.
Böylece sanal ofis kiralama süreciniz tamamlanır ve artık siz de sanal ofis sahibi olarak e-ticaret faaliyetlerinize güvenle başlayabilirsiniz!