KÜTÜPHANE

Sanal Ofis Hakkında Merak Edilen Tüm Sorular ve Cevapları

page_title

Başarılı bir iş yaşamının temel stratejilerden biri ‘her girdiyi doğru hesaplamak’ olduğu için son yıllarda artan şirket maliyetlerini düşürebilmek adına şirket sahipleri yeni yöntemler üzerinde çalışıyor. Özellikle hazır ofis seçeneğini tercih eden iş insanları, maliyetlerini fiziki ofislere göre oldukça düşürüyor. Ancak son dönemde pek çok şirket ise uzaktan çalışmanın sağladığı avantajla sanal ofis seçeneğini tercih ediyor. Tüm dünyada milyonlar tarafından tercih edilen ve fiziki bir ofise ihtiyaç duyulmayan sanal ofisler, Türkiye’de de ekonomik açıdan bakıldığından en az maliyeti olan ofis seçeneği olarak göze çarpıyor. Sanal ofisler şirketlerin ekonomik anlamda kurtacısı olurken kümülatif ofis maliyetleri ise ciddi bir sermaye olarak yeni yatırımlar için kullanılabiliyor.

Ancak sanal ofis kiralamak isteyenlerin aklında çoğu zaman güçlü soru işaretleri beliriyor: Sanal ofis adresiyle şirket kurabilir miyim? Kiraya stopaj vergisi eklenecek mi? Şirket kapatmak isterken sanal ofis yasal bir sorun çıkarır mı? vb. Sektördeki deneyimimize istinaden Olmadık Ofis ekibi olarak biz de bu soru işaretlerini dağıtmak için detaylı bir içerik hazırladık.

Sanal ofis yasal mıdır?

Türkiye’de şahıs şirketi ve tüzel kişiliği olan şirket olmak üzere temelde iki farklı şirket türü kurulabilir. Ancak tüzel kişiliği olan bir şirket kurulmak istenirse bunun 5 farklı yolu vardır: Anonim şirket (A.Ş.), Limited şirket (Ltd. Şti.), Komandit şirket, Kollektif şirket ve Kooperatif şirket. En çok kurulan şirket türleri ise şahıs şirketi, anonim şirketi ve limited şirketi olarak karşımıza çıkıyor. Hangi şirketi kurarsanız kurun, yasalara göre vergi dairesine tebligat adresi göstermeniz gerekiyor. İşte bu noktada bir ofis adresine yani tebligat adresine ihtiyacınız oluyor. Türk Ticaret Kanunu’nda ise bu tebligat adresinin detayları konusunda kısıtlayıcı bir bilgi yer almıyor. Öte yandan Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 156.maddesinde ise işyeri tanımı şöyle yapılıyor:

Madde 156 – Ticari, sınai, zirai ve mesleki faaliyette iş yeri; mağaza, yazıhane, idarehane, muayenehane, imalathane, şube, depo, otel, kahvehane, eğlence ve spor yerleri, tarla, bağ, bahçe, çiftlik, hayvancılık tesisleri, dalyan ve voli mahalleri, madenler, taş ocakları, inşaat şantiyeleri, vapur büfeleri gibi ticari, sınai zirai veya mesleki bir faaliyetin icrasına tahsis edilen veya bu faaliyetlerde kullanılan yerdir.

Önemli olan şirket kuruluşu sırasında kira sözleşmenizde yer alan ofis/tebligat adresinizin vergi memurları tarafında ziyaret edilmesi ve şirket kurulumu için uygun görülmesidir. Türkiye de ortak ve sanal ofis adreslerini resmi tebligat adresi olarak kabul edip şirket kurulumuna izin veren ülkeler arasında yer alıyor. Bu bağlamda kiraladığınız sanal ofis, şirket kurulumu için kesinlikle yasaldır.

Sanal ofislerde kira stopaj vergisi ödenir mi?

Kira stopaj vergisi, işyeri olarak kiralanan mülkün, brüt kira bedelinden yapılan kesintiye denir. Gelir Vergisi Kanununa göre net kiranın 1,25 ile çarpılmasından sonra ortaya çıkan brüt rakamın yüzde 20’sine denk gelen tutar, stopaj vergisi olarak kiracı tarafından vergi dairesine ödenir. Kiracının stopajı ödememesi durumunda mal sahibi mülkün tahliye edilmesini talep edebilir. Sanal ofislerde ise stopaj vergisi yer almaz. Sanal ofis kiralanırken anlaşmış olduğunuz sabit tutar ödemeleri yapılırken ekstradan stopaj ödemesi yapılmaz. Hatta KDV’li olarak kesilen faturayı gider olarak gösterip vergiden de düşebilirisiniz.

Şirket kuruluşunda sanal ofis vergi dairesi memuru yoklaması nasıl yapılır?

Şirketinizin vergi dairesi yoklamasındaki prosedür fiziki ya da sanal ofis fark etmeksizin aynı şekilde işliyor. Kısaca değinmek gerekirse, bir şirket kurduğunuzda ya da şirketinizin adresini değiştirdiğinizde vergi dairesine bildirim yapmanız gerekiyor. İsterseniz çalıştığınız mali müşavire vekalet verebilir ya da şahsen işlemleri kendiniz yapabilirsiniz. Burada önemli olan, tebligat adresiniz ofis adresiniz olacağı için sanal ofisin bağlı olduğu vergi dairesine başvuru yapılması gerektiğidir.

Yaptığınız başvurunun ardından vergi dairesinden en geç 10 gün içinde bildirdiğiniz yasal adrese bir ziyaret gerçekleşir. Gelecek vergi memurlarının ziyaretinin amacı, sizin verdiğiniz adres bilgilerinin doğruluğunu sağlamaktır. Bu ziyaret esnasında şirket sahibi ya da vekalet verdiğiniz bir kişinin adreste bulunması gerekir. Vergi dairesi yoklaması sırasında resmi evrakların bir kopyasını göstermeniz istenir. Bu evraklar; kimlik, imza sirküleri, vergi levhası ve şirkette sizden başka çalışan kayıtlıysa bu çalışanların SSK dökümü gibi belgelerdir. Bu evraklarda vergi memurları tarafından bir problem saptanmazsa şirketinizin kurulum işlemi tamamlanır.

Hacizli firmalar sanal ofis kullanabilir mi?

Türk Ticaret Kanununun ilgili maddeleri gereği firmaların kurulum ve faaliyetlerindeki esaslarını belirler ve bu kanunlara göre “Şirketin ticaret unvanı ve merkezinin bulunduğu yer” noterdeki şirket  kurulum esnasında beyan edilmek zorundadır. Yani, firmanızın o anki ekonomik durumu ya da içinde bulunduğu her türlü şartlar yasal adres taşımasına engel değildir. Hacizli firmalarda diğer tüm ekonomik seviyesi iyi firmalar gibi adreslerini beyan etmek koşuluyla merkez veya şube adreslerini taşıyabilir, sanal ofis kiralayabilir.

Sanal ofislerde şirket kapanışları nasıl olur?

Sanal ofis adresi kullanan şahıs şirketleri eğer şirket kapanışı yapmak isterse, öncelikle kayıtlı oldukları vergi dairesine kapanış dilekçesi vermelidir. Şirket kapanışı, standard prosedürde olduğu gibi kapanış için şirketin adresinde denetime gelen memurların tespiti ile kısa sürede gerçekleşir. Eğer şirketiniz anonim şirket veya limited şirket ise kapanış yani tasviye süreci 6 ay ile 1 yıl arasında sürmektedir. Unutmayın; Türk Ticaret Kanununa göre şirketler tasviye sürecinde de adres göstermek zorundadırlar.

Sanal Ofis yerine ev adresi göstermek daha mı ucuz?

Bu konuyu örnekle açıklamak çok daha iyi olur. Varsayalım ki eviniz kira ve evinizi şirketinizin resmi adresi olarak gösterme niyetindesiniz. Kiranızın 2.000 TL olduğunu düşünürsek sadece stopaj adı altında ayda 500 TL vergi ödemeniz gerekmektedir. Sanal ofiste ise ayda 100 TL olduğunu düşünürsek bir aylık stopaj yerine 5 aylık sanal ofis tutulabilir. Şirketinizin asıl amacı maliyetleri düşürerek kar etmek ise kendiniz için yaptığınız en mantıklı iş, en uygun ve ucuz sanal ofis tutmak olacaktır. Daha önce de söylediğimiz gibi sanal ofislerde stopaj ödemeyeceğiniz için kira faturasını da gider göstererek maliyetleri daha da düşürebilirsiniz.

Olmadık ofisi neden tercih etmelisiniz?

Olmadık Ofis, sanal ofis imkanıyla dijital dünyaya kapı açar ve pek çok avantajı da beraberinde getirir. Tüm ofis ihtiyaçlarınızı ve zamanınızı verimli bir şekilde kullanarak masraflarınızı minimuma indirebilir, iş hayatınızın yönetimini kendi elinize alabilirsiniz. Olmadık Ofis, İstanbul'un Balat semtinde sanal ofis kiralamak isteyenlere sanal adres sunar. Sanal adresiniz Olmadık Ofis’te; resmi adres, yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi, faturalı ve stopajsız ofis kiralama, kargo ve posta yönetimi, 7/24 erişim imkanı ile kredi kartıyla aylık ödeme hizmetleri yer alır. Üstelik ekstralar için endişelenmenize gerek kalmadan ayda yalnızca 100 TL’ye sanal ofis sahibi olabilirsiniz.