Başarılı bir iş yaşamının temel stratejilerden biri ‘her girdiyi doğru hesaplamak’ olduğu için maliyetlerini düşürmek isteyen şirket sahipleri yeni yöntemler üzerinde çalışıyor. Özellikle hazır ofis seçeneğini tercih eden iş insanları, maliyetlerini fiziki ofislere göre oldukça düşürüyor. Ancak son dönemde pek çok şirket ise uzaktan çalışmanın sağladığı avantajla sanal ofis seçeneğini tercih ediyor. Tüm dünyada milyonlar tarafından tercih edilen ve fiziki ofislere ihtiyacı ortadan kaldıran sanal ofisler, Türkiye’de de ekonomik açıdan bakıldığından en az maliyeti olan ofis seçeneği olarak göze çarpıyor. Sanal ofisler şirketlerin ekonomik anlamda kurtarıcısı olurken kümülatif ofis maliyetleriyse ciddi bir sermaye olarak yeni yatırımlar için kullanılabiliyor.

Sanal ofis kiralamak isteyenlerin aklında çoğu zaman güçlü soru işaretleri beliriyor: Sanal ofis nedir ve nasıl kurulur? Sanal ofis yasal mı? Sanal ofis fiyatları nelerdir? Sanal ofis avantajları neler? Sanal ofis adresi vergi dairesine nasıl bildirilir? Sanal ofis kira sözleşmesi nasıl yapılır? Sanal ofis kimler için uygundur? Sanal ofis üzerinden şirket kurulabilir mi? Sanal ofis kurmak için hangi evraklar gerekli? Sanal ofislerde stopaj ödenir mi? gibi soruları çok aldığımız için ve sektördeki deneyimimize istinaden Olmadık Ofis ekibi olarak bu soru işaretlerini dağıtmak adına detaylı bir içerik hazırladık.

Sanal ofis nedir ?

Sanal ofis, fiziksel bir ofise ihtiyaç duymayan girişimcilerin, şirket kurmaları için Türk Ticaret Kanununca zorunlu tutulan yasal iş adresi ihtiyacını karşılayan yenilikçi bir çözümdür. Hangi sektörde olursa olsun, bireysel girişimcilerin, serbest meslek sahiplerinin, freelancerların ya da kendi işini yürüten avukat, doktor, psikolog, mimar gibi profesyonellerin ilk aşamada fiziksel ofise ihtiyaç duymadığı gerçeğinden hareket eden sanal ofis, yeni nesil çalışma kültürünün ihtiyaç duyduğu kolaylığı sunuyor.

Türk Ticaret Kanunu, şirket kurarak fatura kesmeye başlamak isteyen girişimcilerin yasal bir iş adresi göstermesini zorunlu kılıyor. İlk aşamada fiziksel bir ofis kiralamak; kira, stopaj, fatura masrafları, ofis mobilyaları gibi ek maliyetler yaratacağından, küçük sermayelerle işlerini hayata geçirmeyi planlayan girişimcilerin hayatını zorlaştırıyor. Sanal ofis ise şirket kurarken beyan edilmesi gereken yasal iş adresi görevi görüyor. Sanal ofisler, işletme sahiplerine fiziksel bir ofis ortamı sunmuyor.

Sanal ofis nasıl kiralanır?

Sanal ofisler, bu hizmeti sağlayan işletmeler tarafından kiralanıyor. Sanal ofis kiralamak isteyenler, hizmet sağlayıcılara çoğunlukla online kanallar aracılığıyla başvurabiliyor. Genellikle online olarak alınan başvuruların ardından hizmet sağlayıcıların yetkilileri, talepte bulunan üye adaylarıyla iletişime geçerek, işlemleri kolaylıkla tamamlayabiliyor.

Olmadık Ofis, İstanbul'daki prestijli lokasyonlarıyla bu hizmeti sağlayan işletmelerden biri olarak öne çıkıyor. İstanbul Balat ve İstanbul Caddebostan lokasyonlarındaki adreslerini, üyeleri için yasal iş adreslerine dönüştüren Olmadık Ofis’ten sanal ofis kiralamak isteyenler, bu adreslerden birini seçerek süreci başlatabiliyor. Bir platforma üye olur gibi hesabını oluşturanlar, Olmadık Ofis yetkililerince aranıyor ve işlemler kısa sürede tamamlanıyor. Olmadık Ofis üyeleri, sanal ofis abonelik bedellerini dilerlerse aylık ya da indirimli fiyattan yıllık olarak, kredi kartıyla ödeyebiliyor.

Sanal ofis yasal mıdır?

Türkiye’de şahıs şirketi ve tüzel kişiliği olan şirket olmak üzere temelde iki farklı şirket türü kurulabilir. Ancak tüzel kişiliği olan bir şirket kurulmak istenirse bunun 5 farklı yolu vardır: Anonim şirket (A.Ş.), Limited şirket (Ltd. Şti.), Komandit şirket, Kollektif şirket ve Kooperatif şirket. En çok kurulan şirket türleri ise şahıs şirketi, anonim şirketi ve limited şirketi olarak karşımıza çıkıyor. Hangi şirketi kurarsanız kurun, yasalara göre vergi dairesine tebligat adresi göstermeniz gerekiyor. İşte bu noktada bir ofis adresine yani tebligat adresine ihtiyacınız oluyor. Türk Ticaret Kanunu’nda ise bu tebligat adresinin detayları konusunda kısıtlayıcı bir bilgi yer almıyor. Öte yandan Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 156.maddesinde ise işyeri tanımı şöyle yapılıyor:

Madde 156 – Ticari, sınai, zirai ve mesleki faaliyette iş yeri; mağaza, yazıhane, idarehane, muayenehane, imalathane, şube, depo, otel, kahvehane, eğlence ve spor yerleri, tarla, bağ, bahçe, çiftlik, hayvancılık tesisleri, dalyan ve voli mahalleri, madenler, taş ocakları, inşaat şantiyeleri, vapur büfeleri gibi ticari, sınai zirai veya mesleki bir faaliyetin icrasına tahsis edilen veya bu faaliyetlerde kullanılan yerdir.

Önemli olan şirket kuruluşu sırasında kira sözleşmenizde yer alan ofis/tebligat adresinizin vergi memurları tarafında ziyaret edilmesi ve şirket kurulumu için uygun görülmesidir. Türkiye de ortak ve sanal ofis adreslerini resmi tebligat adresi olarak kabul edip şirket kurulumuna izin veren ülkeler arasında yer alıyor. Bu bağlamda kiraladığınız sanal ofis, şirket kurulumu için kesinlikle yasaldır.

Sanal ofis güvenilir midir?

Fiziksel bir ofis sunmasa da gerçek bir adrese karşılık gelen ve sanal ofis hizmeti sağlayan şirket tarafından yönetilen sanal ofis adresleri, bu hizmetin tamamen güvenilir olduğunu ortaya koyuyor. Fiziksel bir ofis kiralamadıkları için sanal ofislerin güvenilir olup olmadığını merak eden girişimciler ve şirket sahiplerinin, tüzel kişiliği olan bir hizmet sağlayıcıyı tercih ederlerse, bu konuda endişe etmelerine gerek kalmıyor. Başka bir deyişle, sanal ofis hizmetinin tamamen güvenli olduğunu kabul ettikten sonra, hangi hizmet sağlayıcının en güvenilir hizmeti verdiğini düşünmek yeterli oluyor.

İstanbul Balat ve İstanbul Caddebostan lokasyonlarıyla sanal ofis hizmeti sunan Olmadık Ofis’in onlarca üyesi, gerektiğinde sanal ofis aboneliğinden taahhütsüz bir biçimde cayma hakkını da kullanabiliyor.

Sanal ofisin avantajları nelerdir?

Sanal ofisin avantajları; maliyet avantajı, farklı lokasyon seçenekleri, kullandığın kadar öde modeli, posta ve çağrı takibi, yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi gibi başlıklardır.

• Maliyet avantajı: Sanal ofis, fiziksel ofislerin kira, tadilat, ofis mobilyası, elektrik, su, doğal gaz, internet faturası gibi maliyetlerini ortadan kaldırır.
• Farklı lokasyon seçenekleri: Olmadık Ofis, İstanbul’daki toplam 2 farklı lokasyonuyla şirketlere istedikleri yerde yasal iş adresine sahip olma imkanı tanır.
• Kullandığın kadar öde modeli: Olmadık Ofis’in sanal ofis hizmeti, kullandığın kadar öde modeliyle, abonelik biçiminde sunulur. Başka bir deyişle Olmadık Ofis üyeleri, aylık olarak ve gider gösterilebilecek biçimde faturalandırılan abonelik bedellerini kredi kartlarıyla her ay ödeyebilir, dilediklerinde hizmeti kolaylıkla sonlandırabilir. Sanal ofis modeli, taahhüt gerektirmeden yasal iş adresi gösterme olanağı sunar.
• Posta ve çağrı takibi: Olmadık Ofis üyelerinin çağrıları yanıtsız, posta ve gönderileri kapıda kalmaz. Sanal ofis sahiplerinin yasal iş adreslerine gelen tüm çağrılar onlar adına yanıtlanır. Gelen posta, mektup ve kargolar ise teslim alınarak kendi adreslerine yönlendirilir.
• Yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi: Şirket kurmak isteyenler, yasal iş adresi gösterirken mevzuata uygun bir kira sözleşmesine de ihtiyaç duyar. Olmadık Ofis, sanal ofis hizmetinden faydalanan tüm üyelerine ihtiyaç duydukları yasal mevzuata uygun kira sözleşmesini hazırlar.

Şirket kuruluşunda sanal ofis vergi dairesi memuru yoklaması nasıl yapılır?

Şirketinizin vergi dairesi yoklamasındaki prosedür fiziki ya da sanal ofis fark etmeksizin aynı şekilde işliyor. Kısaca değinmek gerekirse bir şirket kurduğunuzda ya da şirketinizin adresini değiştirdiğinizde vergi dairesine bildirim yapmanız gerekiyor. İsterseniz çalıştığınız mali müşavire vekalet verebilir ya da şahsen işlemleri kendiniz yapabilirsiniz. Burada önemli olan, tebligat adresiniz ofis adresiniz olacağı için sanal ofisin bağlı olduğu vergi dairesine başvuru yapılması gerektiğidir.

Yaptığınız başvurunun ardından vergi dairesinden en geç 10 gün içinde bildirdiğiniz yasal adrese bir ziyaret gerçekleşir. Gelecek vergi memurlarının ziyaretinin amacı, sizin verdiğiniz adres bilgilerinin doğruluğunu sağlamaktır. Bu ziyaret esnasında şirket sahibi ya da vekalet verdiğiniz bir kişinin adreste bulunması gerekir. Vergi dairesi yoklaması sırasında resmi evrakların bir kopyasını göstermeniz istenir. Bu evraklar; kimlik, imza sirküleri, vergi levhası ve şirkette sizden başka çalışan kayıtlıysa bu çalışanların SSK dökümü gibi belgelerdir. Bu evraklarda vergi memurları tarafından bir problem saptanmazsa şirketinizin kurulum işlemi tamamlanır.

Sanal ofis kurmak için hangi evraklar gerekli?

Sanal ofis üyeliğinizi başlatmak için yalnızca T.C. kimlik kartınız ve ikametgah belgeniz yeterlidir. Bu temel belgelerle, şirket kuruluşu sürecinizi hızlı ve kolay bir şekilde tamamlayabilir, işiniz için yasal bir iş adresine sahip olabilirsiniz. Şirket türüne, faaliyet alanına veya kurucuların yabancı uyruklu olmasına bağlı olarak, bazı durumlarda ek belgeler talep edilebilir. Böyle bir durumda, Olmadık Ofis yetkilileri sizinle iletişime geçerek gerekli belgeler hakkında detaylı bilgi paylaşır ve sizi doğru şekilde yönlendirir.

Sanal ofislerde kira stopaj vergisi ödenir mi?

Kira stopaj vergisi, işyeri olarak kiralanan mülkün, brüt kira bedelinden yapılan kesintiye denir. Gelir Vergisi Kanununa göre net kiranın belirlenmiş oran ile çarpılmasından sonra ortaya çıkan brüt rakamın yüzde 20’sine denk gelen tutar, stopaj vergisi olarak kiracı tarafından vergi dairesine ödenir. Kiracının stopajı ödememesi durumunda mal sahibi mülkün tahliye edilmesini talep edebilir. Sanal ofislerde ise stopaj vergisi yer almaz. Sanal ofis kiralanırken anlaşmış olduğunuz sabit tutar ödemeleri yapılırken ekstradan stopaj ödemesi yapılmaz. Hatta KDV’li olarak kesilen faturayı gider olarak gösterip vergiden de düşebilirsiniz. Sanal ofis hizmetinin yaygınlaşmasının arkasındaki en önemli nedenlerden biri olan bu durum, girişimcilerin ve şirket sahiplerinin fiziksel bir ofis kiralamaları durumunda her ay ödemekle yükümlü kılındıkları stopaj maliyetini ortadan kaldırıyor. Üstelik sanal ofis modeli, bunu tamamen yasal bir yolla yapıyor.

Fatura bedelleri, ofis mobilyaları, fiziksel ofis kiraları gibi maliyetleri düşürmesinin yanı sıra, stopaj ödeme zorunluluğunu da ortadan kaldıran sanal ofis modeli, prestijli bir adreste yasal iş adresi göstermeyi mümkün kılıyor. Kira ödemesi gibi, yapılan bir ödemeden vergi yasasının belirlediği ölçüde yapılan kesintiyi adlandıran stopaj, işletmelere ek maliyetler yaratırken, sanal ofis çözümü yardıma koşuyor. Türkiye’de tamamen yasal olan sanal ofis aboneliği, stopaj bedeli ödemeden de yasal iş adresi sahibi olmayı sağlıyor.

Limited şirket ya da anonim şirket sanal ofiste kurulur mu?

Evet! Türk Ticaret Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata göre kurulmasında bir sakınca görülmeyen şahıs şirketi, limited şirket ya da anonim şirket, sanal ofisi yasal iş adresi olarak gösterip kurulabilir. Başka bir deyişle sanal iş adresi, limited şirket ya da anonim şirket fark etmeksizin her şirket tipi için uygundur.

Bu yönüyle sanal iş adresleri, birçok şirket için uygun ve yenilikçi bir çözüm sayılıyor. İşini internetten yürüten, büyük bir fiziksel ofise ihtiyaç duymayan, ofis yerine dilediği yerden çalışabilen her kişi ve ekip, sanal ofis hizmetinden yararlanarak işlerini yasal bir biçimde sürdürebiliyor.

Sanal ofislerde şirket kapanışları nasıl olur?

Sanal ofis adresi kullanan şahıs şirketleri eğer şirket kapanışı yapmak isterse öncelikle kayıtlı oldukları vergi dairesine kapanış dilekçesi vermelidir. Şirket kapanışı, standart prosedürde olduğu gibi kapanış için şirketin adresinde denetime gelen memurların tespitiyle kısa sürede gerçekleşir. Eğer şirketiniz anonim şirket veya limited şirket ise kapanış yani tasviye süreci 6 ay ile 1 yıl arasında sürmektedir. Unutmayın; Türk Ticaret Kanununa göre şirketler tasviye sürecinde de adres göstermek zorundadırlar.

Olmadık Ofis'i neden tercih etmelisiniz?

Olmadık Ofis, sanal ofis imkanıyla dijital dünyaya kapı açar ve pek çok avantajı da beraberinde getirir. Tüm ofis ihtiyaçlarınızı ve zamanınızı verimli bir şekilde kullanarak masraflarınızı minimuma indirebilir, iş hayatınızın yönetimini kendi elinize alabilirsiniz. Olmadık Ofis, İstanbul'un Balat ve Caddebostan semtlerinde sanal ofis kiralamak isteyenlere sanal adres sunar. Sanal adresiniz Olmadık Ofis’te; resmi adres, yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi, faturalı ve stopajsız ofis kiralama, kargo ve posta yönetimi, 7/24 erişim imkanı ile kredi kartıyla aylık ödeme hizmetleri yer alır. Üstelik ekstralar için endişelenmenize gerek kalmadan ayda yalnızca 550 TL’den başlayan fiyatlarla sanal ofis sahibi olabilirsiniz.

Olmadık Ofis’le maliyetlerinizi düşürün!

Olmadık Ofis olarak bu yazıda, sanal ofis kavramına dair bilinmesi gereken en önemli ayrıntıları derledik. Girişimcilerin, şirket kurma niyetinde olanların ve serbest çalışanların akıllarında canlanan en önemli sorulara yanıt vermeye çalıştık.

Olmadık Ofis, İstanbul’da Anadolu ve Avrupa yakalarındaki iki farklı lokasyonuyla, Türkiye’nin iş dünyasının merkezindeki şehirde sanal ofis kiralama olanağı sunuyor. Sanal ofis açmak isteyenler, Olmadık Ofis’in hızlı modeli sayesinde maliyet avantajlı sanal ofislerini saatler içinde kiralayabiliyor.

Sanal ofis açmak istiyorsanız, talep formunu doldurabilir, sanal ofislere ya da Olmadık Ofis’e dair aklınıza takılan diğer soruları ise bizimle bu bağlantıdaki iletişim adreslerinden paylaşabilirsiniz.